Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей ведётся в каждой организации.
Согласно Приложению № 2 к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 г. № 320н (извлечение):
VIII. Учёт и хранение трудовых книжек.
39. С целью учёта трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в неё у работодателей ведётся:
а) учёт бланков трудовой книжки и вкладыша в неё;
б) учёт трудовых книжек и вкладышей в них.
40. Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и учёта движения трудовых книжек.
В книге (журнале) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в неё, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
В книге (журнале) по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка.
Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Книга формата А4 (285197 мм), с обложкой зелёного цвета из мелованного картона 190 г/кв.м, покрытой офсетным лаком. Внутренний блок — офсетная бумага 60 г/кв.м. 48 листов. Переплёт мягкий, на скрепке.
